Pengertian Sistem Abjad

October 11, 2024 Post a Comment

Pengertian sistem abjad

Sistem filing abjad adalah sistem penerimaan, penyusunan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, dan penemuan kembali surat/warkat dengan mengunakan petunjuk abjad.

Jelaskan apa yang dimaksud dengan sistem arsip menurut abjad?

Terdapat 6 cara dalam system pengarsipan yaitu: 1. Sistem Abjad Sistem abjad adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan susunan abjad dari kata tangkap (nama) dokumen bersangkutan. Melalui sistem abjad ini, dokumen disimpan berdasarkan urutan nama orang dan nama badan.

Jelaskan dan berikan contohnya apa itu sistem abjad?

Sistem abjad → Sistem pengarsipan dimana warkat / dokumen yang akan disimpan disusun menurut abjad yang digolongkan terlebih dahulu menurut nama orang/nama instansi/nama organisasi. Contoh : Pembelian barang dari toko Abc maka akan berada di paling awal sesuai abjad yaitu A.

Langkah langkah sistem abjad?

Langkah-langkah menyimpan arsip dengan sistem abjad yaitu: Pengumpulan yaitu mengumpulkan dokumen yang akan diarsipkan. Memeriksa dan menyortir surat yang akan disimpan. Mengindeks dengan cara memilih nama yang akan dipakai sebagai identitas penyimpanan sesuai abjad.

Apa saja kelebihan sistem abjad?

Kelebihan Penyimpanan Arsip Sistem Abjad

Dapat langsung menempatkan berkas pada tempat penyimpanannya.
Petunjuk penataaan berkas sederhana dan mudah dipahami.
Tunjuk silang sangat mudah diterapkan.
Kesalahan berkas mudah dicak ditempat berkas dengan abjad yang sama.
Biaya pelaksanaannya lebih murah.

Mengapa sistem abjad dipilih sebagai sistem penyimpanan arsip?

Sistem Abjad (Alphabetical Filing System) Kelebihan dari penggunaan sistem ini terletak pada kemudahan dalam memahami penataan folder, meminimalisir kesalahan karena dikelompokkan berdasarkan abjad yang sama, dan juga lebih mudah dalam mencari dokumen yang dibutuhkan.

Berapa macam sistem arsip?

5 SISTEM PENYIMPANAN ARSIP SESUAI STANDAR.
SISTEM ABJAD/ALPHABETICAL FILLING SYSTEM.
SISTEM NOMOR/NUMERICAL FILLING SYSTEM. ...
SISTEM TANGGAL/CHRONOLOGICAL FILLING SYSTEM. ...
SISTEM WILAYAH/GEOGRAPHICAL FILLING SYSTEM. ...
SISTEM SUBJEK/SUBJECTICAL FILLING SYSTEM.

Sebutkan peralatan apa saja yang digunakan dalam sistem abjad?

Alat bantu yang digunakan dalam penyimpanan arsip menggunakan sistem abjad sebagai berikut:

Filing Cabinet. Laci filing cabinet dapat menampung surat sekitar 3500-4000 lembar.
Guide. Guide sebagai pembatas antara kelompok arsip yang satu dengan yang lainnya. ...
Hanging Folder. ...
Alat Sortir.

Berapa macam sistem kearsipan?

Sugiarto (2005) menjelaskan ada enam sistem penyimpanan arsip, yakni sistem abjad, sistem geografis, sistem subjek, sistem nomor, sistem tanggal dan sistem warna. Sistem warna dalam penyimpanan dokumen berfungsi sebagai identitas atau ciri khas tertentu. Sistem warna bisa dikombinasikan dengan sistem penyimpanan lain.

Apa alasan pemilihan sistem abjad?

Sistem abjad umumnya dipilih sebagai sistem penyimpanan arsip, karena: Nama lebih mudah diingat oleh siapapun. Petugas menginginkan agar dokumen disimpan dari nama yang sama. Dokumen sering dicari dan diminta melalui nama.

Kekurangan apa saja yang mungkin dialami pada suatu kantor jika menerapkan kearsipan sistem abjad?

Kekurangan: Ada kemungkinan terjadi kesalahan penempatan berkas jika tidak mengikuti aturan secara konsisten. Nama yang sama mungkin membingungkan. Mudah mengubah beberapa alfabet dalam surat sehingga serangkaian pemberkasan menjadi tidak sesuai dengan aturan.

Apa saja tujuan dari sistem kearsipan?

Adapun tujuan kearsipan yaitu:

Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman.
Jika dibutuhkan bisa ditemukan dengan cepat dan tepat.
Menghemat waktu dan tenaga.
Menghemat tempat penyimpanan.
Menjaga rahasia arsip.
Menjaga kelestarian arsip.

Apa fungsi dari Guide?

Guide adalah lembaran kertas yang digunakan untuk sekat atau pemisah bagian-bagian dokumen. Guide bisa dibuat dengan berbagai ukuran sesuai dengan ukuran berkas. Kertas yang digunakan untuk Guide biasanya kertas tebal atau karton.

Apa saja sistem penyimpanan?

Ada 5 (lima) sistem kearsipan yang biasa digunakan, yaitu :

Sistem tanggal (Chronological Filing System)
Sistem abjad (Alphabetic Filing System) ...
Sistem wilayah (Geographic Filing System) ...
Sistem nomor (Numeric Filing System) ...
Sistem pokok masalah (Subject Filing System)

Apa peran dan fungsi arsip?

Peran penting arsip mempunyai fungsi sebagai pusat ingatan, sumber informasi dan alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi publik dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, akuntabilitas suatu kegiatan.

Apa contoh dari arsip?

Misalnya: Surat-surat, warkat, akte notaries, SK pendirian bangunan, sertifikat tanah, surat kontrak, kuitansi, cek, laporan-laporan, micro fiche, foto-foto dan lain-lain.

Apa perbedaan antara arsip dan kearsipan?

Sekian pembahasan mengenai perbedaan arsip dan kearsipan, untuk perbedaan mendasar adalah arsip merupakan media atau barang sedangkan kearsipan merupakan cara atau teknik yang mengatur dalam penyimpanan arsip agar dalam pencarian informasi atau arsip akan mudah dilakukan.

Apa saja syarat syarat arsip?

Sebutkan syarat-syarat arsip

Merupakan kumpulan warkat.
disimpan menurut sistem tertentu.
mempunyai nilai kegunaan.
apabila diperlukan dapat ditemukan secara tepat dan cepat.

Apa saja alat kearsipan?

Peralatan Kearsipan dan Gambarnya

Map Arsip Atau Map Folder. Map folder adalah map yang terbuat dari plastik tebal.
Hanging Map. ...
Ordner. ...
Boks Arsip. ...
Rak Arsip. ...
Filling Cabinet. ...
Roll o'Pack. ...
Printer barcode dan Scan Barcode.

Apa yang dimaksud rak arsip?

Rak arsip merupakan lemari arsip tanpa pintu, digunakan unutk tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral (menyamping). Terdapat rak arsip kayu dan rak arsip besi Arsip-arsip yang akan disimpan di rak file atau rak arsip, terlebih dahulu dimasukkan ke dalam ordner atau kotak arsip.